Какие документы нужны для грузоперевозки?

1. Документы на водителя

• Водительское удостоверение нужной категории (например, «С», «С1», «СЕ» для грузовиков, «Е» — если есть прицеп). 
• Доверенность — если водитель действует от имени компании при приёмке или сдаче груза. 

2. Документы на автомобиль

• Свидетельство о регистрации транспортного средства (СТС) — подтверждает регистрацию, должно быть у водителя. klerk.ru +1
• Полис ОСАГО. 
• Диагностическая карта о прохождении техосмотра. 

3. Документы, связанные с самой перевозкой

• Договор перевозки (или договор транспортной экспедиции, если доставку организует экспедитор). В нём фиксируют ключевые условия: маршрут, сроки, стоимость, распределение обязанностей. 
• Заявка (заказ-заявка) — документ под конкретный рейс. В ней детально прописывают дату и время подачи машины, адреса погрузки и выгрузки, параметры груза (массу, объём, количество мест), требования к транспорту, сроки доставки и стоимость. Важное изменение: с 1 сентября 2026 года заказ-заявка оформляется только в электронном виде. 
• Транспортная накладная — основной документ, который подтверждает заключение договора перевозки и фиксирует условия доставки. В ней указывают грузоотправителя, грузополучателя, перевозчика, адреса, сведения о грузе (количество мест, массу, вид упаковки), данные автомобиля, условия перевозки и отметки о приёме и выдаче груза. Нюанс: до конца 2026 года накладная может быть бумажной или электронной, но с 1 сентября 2026 года для ряда участников рынка она станет обязательной в электронном виде (ЭТрН). 
• Путевой лист — относится к документам перевозчика. В нём отражают сведения о владельце автомобиля, транспортном средстве, водителе, сроке действия, выпуске на линию, показаниях одометра, а также о предрейсовых мероприятиях (медосмотр, технический контроль). Путевой лист тоже может быть электронным. 
• Если в цепочке есть экспедитор, могут понадобиться дополнительные документы: поручение экспедитору, экспедиторская расписка (подтверждает приёмку груза), складская расписка (при передаче груза на склад экспедитора). 

4. Документы на сам груз

Здесь всё зависит от характера товара. Помимо транспортной накладной, могут потребоваться:

• УПД, товарная накладная (ТОРГ-12), счёт-фактура, спецификация, упаковочный лист, акт приёма-передачи. 
• Сертификаты, декларации соответствия, паспорта качества — если для товара требуется обязательное подтверждение соответствия техническим регламентам. 
• Ветеринарные сопроводительные документы — для продукции животного происхождения (мясо, молочные продукты, рыба). 
• Фитосанитарные сертификаты — для растительной продукции (зерно, овощи, фрукты, семена). 
• Паспорт безопасности груза — для химической продукции. 
• Документы о происхождении товара (сертификаты СТ-1, СТ-2, EUR.1) — часто нужны при международных перевозках. 
• Для международных перевозок — экспортная декларация, транзитные гарантии, книжки МДП, CMR-накладные. 

5. Специальные и разрешительные документы на грузоперевозку

Их наличие зависит от особенностей груза или маршрута. 

• Специальное разрешение — обязательно, если груз является негабаритным (превышает допустимые габариты) или тяжеловесным (превышает допустимую нагрузку на ось). В 2026 году такие разрешения оформляются исключительно в электронном виде через систему (например, через «Личный кабинет перевозчика» на портале Росдормониторинга). Водитель должен иметь при себе выписку из Федерального реестра, подписанную усиленной квалифицированной электронной подписью ведомства. 
• Проект организации дорожного движения (ПОДД) — может потребоваться, если параметры груза критические (например, ширина более 5 метров, длина более 35 метров, или при проезде сужается полоса для встречного движения менее чем до 3 метров). ПОДД нужно согласовывать с владельцами дорог и подразделениями ГИБДД. 
• Для опасных грузов нужны: свидетельство о допуске транспортного средства, свидетельство ДОПОГ у водителя, письменные инструкции на случай аварии. 

Практический совет

Не пытайтесь собрать весь список заранее для каждого рейса — начните с базового пакета, а затем, исходя из характеристик груза и маршрута, добавляйте то, что действительно нужно. Перед отправкой рекомендую ещё раз сверить требования с заказчиком или логистом: иногда нюансы (например, особые условия хранения) всплывают уже на этапе обсуждения.